Vinkit parempaan palaveriin
Poimi tästä itsellesi vinkit parempaan palaveriin.
Moni meistä viettää työaikaansa erilaisissa palavereissa. Jos palaverit täyttävät ison osan kalenterista, on niiden laadulla iso merkitys työssäjaksamisen ja työmotivaation säilymisen kannalta.
Kaikki eivät voi olla parhaita palaverin vetäjiä tai puheenjohtajia, mutta jokainen voi opetella muutamia asioita, joiden avulla on mahdollista parantaa omaa toimintaa ja palaverin sujuvuutta.
Keskinkertaiset palaverit saa pienillä muutoksilla muokattua toimiviksi, opettelemalla hyvät palaverikäytännöt ja laittamalla perusasiat kuntoon.
Olen koonnut tähän muutamia perusasioita ja vinkkejä sinulle, joka haluat kehittyä työssäsi ja oppia hyviä palaverikäytäntöjä.
Hyvän palaverin tunnistaa siitä, että perusasiat ovat kunnossa
Hyvien palaverikäytäntöjen avulla varmistetaan, että asioita saadaan aikaan.
Aluksi tulee miettiä, että onko tilaisuus tarpeellinen, vai voisiko asian hoitaa jollakin toisella tavalla? Jos palaveri todetaan tarpeelliseksi, on sillä aina oltava tarkoitus ja selkeä tavoite, koska muutoin hukataan kaikkien osallistujien työaikaa.
Erilaiset viikko- ja tiimipalaverit pidetään säännöllisesti ja niiden pituus vaihtelee tarpeen mukaan. Lisäksi organisaatioissa pidetään lukuisia muita palavereita, joiden kohdalla kannattaa silloin tällöin pysähtyä miettimään niiden tarvetta ja tavoitetta.
Ensin tuleekin aina vastata kysymyksiin: ”miksi palaveri pidetään ja mikä on sen tavoite?” ja ”kenen siihen tulee osallistua?”
Valmistele
Suunnittele ja valmistele palaveri etukäteen. Kun palaverin tavoite on selvillä, mieti kenen siihen tulee osallistua ja suunnittele esityslista.
Esityslistalle kannattaa nostaa vain oleelliset asiat. Yhden palaverin asialistalle ei kannata ottaa käsiteltäväksi liian montaa asiaa, jotta ne ehditään varmasti käydä läpi. Aiheet kannattaa tarvittaessa jakaa useampaan palaveriin.
Varaa palaveriin sopivan pituinen aika
Etukäteen kannattaa pohtia sitä, kuinka kauan asioiden käsitteleminen vie aikaa ja onko välttämätöntä varata kokonainen tunti, vai riittäisikö esimerkiksi 45 minuuttia.
Jos asioista on tarkoitus keskustella yhdessä, se on huomioitava etukäteen ajankäytön suunnittelussa. Varaa suunnittelu- ja ideointipalaveriin vähän reilummin aikaa ja tarvittaessa jaa aiheet kahteen tai kolmeen tapaamiskertaan.
Palaverikutsu ja esityslista
Arvosta palaveriin kutsuttuja henkilöitä ja lähetä heille palaverikutsu ajoissa, esimerkiksi kahta viikkoa aiemmin. Mitä aikaisemmin ajankohta on tiedossa, sen varmemmin kutsutuilla on mahdollisuus osallistua tilaisuuteen. Kutsu on hyvä otsikoida selkeästi siten, että siitä ilmenee palaverin aihe.
Jos palaveriaikaa ei ole sovittu yhdessä osallistujien kanssa, niin tarkista muiden kalenterivaraukset, jos se on mahdollista. Ilmoita kutsussa, onko kyseessä lähi- vai etätilaisuus. Lisäksi kutsuun on hyvä merkitä tieto siitä, onko osallistuminen pakollista vai vapaaehtoista.
Lähetä esityslista osallistujille etukäteen tai jaa se esimerkiksi yhteisen Teams-kanavan tiedostoihin. Jaetut ja muokattavat tiedostot antavat osallistujille mahdollisuuden kommentoida asioita etukäteen, joka taas säästää usein aikaa varsinaisessa palaverissa.
Osallistujilta voi myös pyytää ehdotuksia seuraavan palaverin aiheiksi, jolloin osallistujilla on mahdollisuus vaikuttaa tilaisuuden sisältöön ja nostaa keskusteluun tärkeiksi kokemiaan asioita. Jos tätä toimintatapaa on mahdollista käyttää, se lisää motivaatiota osallistua palaveriin.
Muistathan osallistujan roolissa aina vastata kalenterikutsuun. Valmistaudu palaveriin lukemalla etukäteen esitys- tai asialista sekä muu mahdollinen materiaali. Näin keskusteluun on helpompi osallistua ja omia näkökulmia asioihin ehtii pohtia etukäteen.
Ajankäyttö
Varaa lyhyt aika palaverin aloitukseen ja loppuyhteenvetoon.
Jokaisen asian käsittelyyn tulee varata riittävästi aikaa ja etukäteen laadittu suunnitelma auttaa pysymään aikataulussa.
Kun palaverista vetovastuussa oleva henkilö aloittaa ja lopettaa palaverin sovitussa aikataulussa, hän osoittaa kunnioitusta osallistujia kohtaan. He voivat jatkossakin luottaa siihen, että ehtivät seuraavaan tapaamiseen ajoissa.
Palaverin aikana on seurattava ajankäyttöä, jotta aika riittää kaikkien asioiden käsittelyyn. Jos ajankäytön seuranta tuntuu haastavalta, kannattaa pyytää palaveriin osallistuvalta kollegalta apua tai käyttää ajastinta, joka hälyttää tietyin väliajoin.
Jos palaverin aikana tulee esiin tärkeitä asioita, jotka eivät ole asialistalla, kannattaa ne kirjata muistiin ja varata niiden käsittelyyn erillinen aika. Näin ei viedä kaikkien osallistujien aikaa ja ehditään käsitellä asialistalla olevat asiat sovitussa aikataulussa.
Palaverin kulku ja ilmapiiri
Luottamuksellisen ilmapiirin luominen on tärkeää, jotta osallistujat rohkenevat osallistua yhteiseen keskusteluun. Ole itse puheenjohtajana tai vastuuhenkilönä ajoissa paikalla ja varaa hetki aikaa aloitukseen ja vapaaseen jutusteluun, jos se on mahdollista.
Toisinaan kaikilla on niin tiukka aikataulu, että palaveriin tullaan suoraan edellisestä tapaamisesta, jolloin aloituksessa kannattaa panostaa lyhyeen alustukseen, joka johdattelee osallistujat aiheen pariin.
Anna palaverin aikana kaikille mahdollisuus osallistua keskusteluun, koska parhaimmillaan palaveri on vuoropuhelua. Palaverissa on mahdollisuus jakaa tietoa, kysellä muiden kokemuksia ja ideoita, sekä luoda yhdessä uutta. Tämä ei tietenkään toimi kaikissa palavereissa, koska toisinaan on tarkoitus vain käsitellä pakolliset asiat tiiviissä aikataulussa.
Seuraa palaverin aikana kelloa ja ilmaise selkeästi, paljonko aikaa asialistalla olevien asioiden käsittelyyn on varattu. Puutu rohkeasti ja asiallisen napakasti keskusteluun, joka rönsyilee asian ohi. Pidä keskustelu asiallisena ja puutu negatiiviseen kommentointiin heti. Voit muistuttaa osallistujia palaverin tavoitteesta ja yhteistyön tekemisen merkityksestä.
Kun pyydät osallistujilta kommentteja, anna heille myös aikaa vastata.
Muista kertoa, millä tasolla asioihin on mahdollista vaikuttaa ja mihin asioihin ei ole mahdollista vaikuttaa tässä tilaisuudessa. Kirjaa muistiin toimenpiteitä vaativat asiat ja edistä niitä sovitusti. Muista selvittää tarvittavat asiat seuraavaan palaveriin mennessä.
Yhdessä sovittu ja selkeä vastuunjako auttaa jakamaan vastuuta asioiden selvittämisestä ja toteuttamisesta useamman osallistujan kesken.
Keskustele ja kommentoi
Palaverin osallistujan roolissa kannattaa hyödyntää tilaisuus keskusteluun, kommentointiin ja kysymysten esittämiseen. Kerro rohkeasti omia ajatuksia ja ideoita, arvosta muita osallistujia ja heidän ideoitaan. Muista pitää keskustelu ja kommentointi asiallisena. Pyydä puheenvuoroa sovitulla tavalla, jotta kaikilla on mahdollisuus osallistua.
Lähes kaikki ovat osallistuneet palaveriin, jossa yksi puhuu ja kukaan ei kommentoi. Se ei palvele silloin, jos asioista on tarkoitus keskustella ja saada osallistujilta kommentteja tai mielipiteitä.
Puheenjohtaja voi kysyä kommenttia suoraan hiljaisilta osallistujilta.
Äänekkäitä osallistujia on hyvä muistuttaa puheenvuorojen pituudesta ja siitä, että annetaan tasapuolisesti kaikille mahdollisuus keskusteluun.
Tarvittaessa voi hyöyntään puheenvuorojen jakamista siten, että antaa jokaiselle yhden minuutin aikaa kommentointiin. Puheenvuoron pituus on mitoitettava osallistujamäärän ja käytettävissä olevan ajan suhteen realistisesti.
Digitaaliset työkalut
Erilaiset digitaaliset työkalut ovat osa nykypäivän työelämää. Palaverit sujuvat hyvin myös perinteiseen malliin, mutta jos on tarve äänestää tai rakentaa sanapilviä päätöksenteon ja suunnittelun tueksi, voi olla virkistävää käyttää siihen jotakin digitaalista työkalua.
Esimerkiksi Mentimeter on helppokäyttöinen työkalu äänestykseen ja sanapilvien rakentamiseen. Erilaisia osallistamisen mahdollistavia sovelluksia on useita ja jokainen löytää varmasti niistä itselleen sopivan.
Kysy rohkeasti kollegoilta ideoita ja käyttökokemuksia tai voit etsiä erilaisia sovelluksia vaikkapa Googlesta. Oman osaamisen jakaminen työyhteisössä on osa nykypäivän työelämää ja lisäksi hyödyllistä kaikkien kannalta.
Vastuunjako ja toteutus
Palaverissa päätetyille asioille kannattaa nimetä aina vastuuhenkilöt toteutusta ja seurantaa varten. Lisäksi muistioon tulee kirjata toteutuksen suunniteltu aikataulu ja seurantamenetelmä. Kirjaa nämä kaikki muistioon, ja lähetä se osallistujille palaverin jälkeen.
Anna palautetta osallistujille, kiitä hyvästä palaverista ja keskustelusta. Pyydä myös itse palautetta osallistujilta, jotta voit kehittyä työssäsi.
Osallistujan roolissa anna rakentavaa palautetta ja tee kehittämisehdotuksia.
Palaverit eivät aina suju suunnitellusti, tavoitetta ei saavuteta tai siihen osallistuminen ei tunnu hyödylliseltä. Puheenjohtajan roolissa voit vaikuttaa siihen, että seuraavalla kerralla mahdollisuudet onnistua ovat paremmat.
Aloita kertaamalla mikä meni pieleen ja tee tarvittavat korjaukset. Kertaa myös hyvät palaverikäytännöt sekä panosta jatkossa vähän enemmän suunnitteluun ja toteutukseen.
Jos olet osallistujan roolissa, voi asiaan vaikuttaminen olla haasteellista tai jopa mahdotonta. Voit kuitenkin tehdä parhaasi ja osallistua sillä tasolla, kuin se on mahdollista.
Sujuva etäpalaveri
Etäpalaverin sujuvuuteen voidaan vaikuttaa monella tavalla. Koska etäpalavereja järjestetään paljon, haluan nostaa esille muutaman käytännön vinkin.
Onko mahdollista pitää etäpalaverissa kamerat auki? Esityksen ajaksi voi kamerat sulkea, mutta on mukavampi keskustella, kun palaverin alussa ja puheenvuorojen aikana jokainen osallistuja näkee puhujan kasvot. Puheenjohtaja tai palaverin vetäjä voi pitää kameraa auki koko ajan tai vaihtoehtoisesti palaverin alussa ja lopussa, sekä puheenvuoronsa aikana.
Etäpalaverissa kannattaa käyttää kuulokkeita, koska silloin ääni kuuluu paremmin muille osallistujille. Kuulokkeiden tarve riippuu myös tilasta ja tilan akustiikasta, jossa olet palaverin aikana.
Aluksi on hyvä kerrata etäpalaverin säännöt ja muistuttaa nostamaan käsi puheenvuoropyynnön merkiksi. Osallistujia kannattaa kehottaa käyttämään rohkeasti reaktioita. Niille voi myös antaa omat, tilaisuuteen sopivat merkitykset ja kirjoittaa niiden selitykset viestikenttään tai esityksen diaan.
Hyödynnä chattia tai viestikenttää ja kehota osallistujia kirjoittamaan kysymyksiään sinne. Kun erilaiset linkit ja yhteystiedot kirjoitetaan viestikenttään, on jokaisen helppo kopioida ne sieltä itselleen.
Puheenjohtaja tai palaverin vetäjä voi myös kirjoittaa viestikenttään tiivistykset palaverin eri vaiheista, ideoista ja päätöksistä. Tämä on hyvä vaihtoehto pitää kirjaa keskustelusta silloin, kun muistio halutaan kirjoittaa vasta jälkeenpäin.
Etäpalaverissa on toisinaan erilaisia haasteita. Jos verkkoyhteys on huono tai yhteys pätkii, niin palaveriin voi vaihtoehtoisesti kokeilla liittyä puhelimella. Jos käytettävissä on muita verkkoja, kannattaa vaihtaa käyttämään vaihtoehtoista verkkoa.
Joskus kamerat on suljettava, jotta yhteys paranee ja ääni kuuluu ilman viivettä. Kaikkia haasteita ja ongelmia ei voi hyvälläkään suunnittelulla estää ilmaantumasta ja jokainen kohtaa niitä joskus.
Hyödynnä digiä
Erilaisia digitaalisia sovelluksia on useita ja niiden avulla voi aktivoida osallistujia.
Teams antaa käyttöön monia erilaisia työkaluja, kuten virtuaalisen valkotaulun ja pienryhmätilat. Miro valkotaulu taipuu kätevästi tiimityöskentelyyn, suunnitteluun ja ideointiin.
Jos esität diasarjoja palaverissa, niin kannattaa tutustua PowerPoint liveen. Se mahdollistaa esitykseen liitettävät linkit, jotka toimivat osallistujien ruudulta. Live antaa käyttöösi myös piirtotyökalut ja virtuaalisen laserosoittimen, jonka avulla voit näyttää missä kohtaa esitystä ollaan menossa. Jos jaat osallistujat pienryhmiin, he voivat kirjata asioita suoraan heille varatuille dioille, josta ne on helppo käydä läpi yhdessä.
Järjestelmät ja sovellukset päivittyvät, uusia ominaisuuksia tulee käyttöön tasaisin väliajoin ja niiden haltuun otto vaatii käyttäjältä hieman opettelua.
Joitakin ominaisuuksia ei tule juurikaan käytettyä, mutta toisaalta niiden joukosta voi kokeilemalla löytyä omaa työtä helpottava uusi ominaisuus, joka jää aktiiviseen käyttöön.
Kannustankin rohkeasti kokeilemaan uusia työkaluja ja niiden ominaisuuksia, sekä jakamaan tietoa ja osaamista kollegoiden kesken.
Tarkistuslista
- Tervehdi osallistujia!
- Ota palaverin alkuun check-in, jonka aikana vaihdetaan lyhyesti kuulumisia.
- Palaverin loppuun check-out, lyhyt loppuyhteenveto.
- Diaesitys, kaaviot ja laskelmat: esitä asiat selkeästi ja napakasti, tiivistä.
- Osallistumisen taso ja puheenvuorot: millä tasolla asioita käsitellään, onko osallistujilla päätösvaltaa, paljonko keskusteluun on aikaa, mitä on tarkoitus saada aikaan?
Pienilläkin muutoksilla saadaan aikaan hyviä tuloksia, kun keskitytään oikeisiin asioihin.