Osallistaminen ja fasilitointi
On monia erilaisia tapoja hyödyntää henkilöstön osaamispotentiaalia organisaatioiden muutos- ja kehittämistyössä. Hyvin suunnitellun, osallistavan työpajan ja ammattitaitoisen fasilitaattorin avulla, on mahdollista saada käyttöön tiimin koko osaamispotentiaali, ideoida yhdessä, luoda yhteisöllisyyttä ja sitouttaa henkilöstöä entistä paremmin organisaatioon. Onnistunut osallisuuden kokemus lisää myös kokemusta työn merkityksellisyydestä.
Tulevaisuutta rakennetaan nyt
Muutokset ovat osa työelämää, joten muutosjohtaminen on olennainen osa päivittäistä johtamista. Organisaatioiden toimintaympäristö ja asiakkaiden tarpeet muuttuvat, kilpailu kasvaa ja myös sisäinen toiminta kaipaa kehittämistä säännöllisin väliajoin.
Henkilöstö odottaa työltään yhä enemmän merkityksellisyyden ja osallisuuden kokemuksia, joihin työelämän on kyettävä vastaamaan. Erilaiset yhteistyön tekemisen mallit ja luovat ongelmanratkaisutaidot, ovat tärkeitä työelämätaitoja lähitulevaisuudessa.
Tulevaisuutta rakennetaan nyt ja tulevaisuuden muutostarpeita on suunniteltava ennakoiden.
Opetushallituksen laatimassa osaamisrakenne 2035-raportissa tarkastellaan osaamistarpeiden muutosta tulevaisuudessa eri toimialoilla. Tulevaisuuden muutostarpeet painottuvat eri osa-alueille toimialan mukaan. Raportissa on taulukoitu alakohtaiset tulevaisuuden osaamistarpeet ja koulutuksen kehittämishaasteet, joista ilmenee, että merkitykseltään kasvavia geneerisiä, eli yleisiä työelämätaitoja lähes kaikilla toimialoilla ovat luovuus ja kyky oppia, taito hallita kokonaisuuksia, sekä itseohjautuvuus- ja ongelmanratkaisutaidot. Myös jatkuva oppiminen, luova yhteistyö ja työn merkityksellisyys nousevat raportissa esille.
Näihin seikkoihin tulee kiinnittää huomiota, jotta työelämä pystyy vastaamaan tulevaisuuden muutostarpeisiin ennakoivasti ja huomiomaan muutostarpeet toiminnassaan jo nyt.
Organisaation muutostarpeisiin voidaan vastata joko nopealla ja helposti toteutettavalla ongelmanratkaisulla, tai toteuttamalla suurempi strateginen muutos. Organisaation strategia, toimintakulttuuri ja tulevaisuuden tavoitteet ohjaavat muutosten suunnittelua ja toteutusta. Toimintakulttuuri vaikuttaa organisaation muutoskyvykkyyteen ja muutosten toteuttamiseen, kun taas toisaalta isot muutokset muokkaavat aina organisaation toimintakulttuuria.
Kehittämisen avulla pyritään tehokkuuden tavoitteluun, henkilöstön työsuoritusten parantamiseen tai työprosessien sujuvoittamiseen. Kehittämistä voidaan toteuttaa kehittämisprojekteina tai -hankkeina, kuten isoja muutosprosesseja toteutetaan. Pieniä muutoksia on helppo toteuttaa ja kynnys pienten uudistusten kokeiluun on matala. Pieniä muutoksia kokeiltaessa, on niitä vielä mahdollista muokata käyttöönoton jälkeen paremmin toimiviksi. Esimerkkejä pienistä muutoksista ja kokeiluista ovat yhteisten palaverikäytäntöjen uudistaminen siten, että ne tukevat paremmin yhteisöllisyyttä, asioiden suunnitteluun ja päätöksentekoon osallistaminen, tai jonkin tehtävän kierrättäminen tiimin sisällä. Myös yksittäisten työprosessien parantaminen ja tehostaminen tai toimintaohjeen laatiminen, ovat pieniä muutoksia ja osa jatkuvaa parantamista, joihin voidaan soveltaa esimerkiksi Lean-menetelmiä.
Pieniä muutoksia esimerkiksi toimintatapoihin ja työprosesseihin on melko helppo toteuttaa, eikä niiden toteuttaminen useinkaan vaadi suurta rahallista panostusta tai erillistä muutosprojektia. Tällöin vaaditaan vain muutostahtoa, eli aitoa halua muokata käytännön työtä toimivammaksi ja sitoutumista uuden toimintamallin käyttöönottoon ja toteuttamiseen käytännön työssä. Uuden opettelu vaatii samalla opettelua pois vanhasta, eikä se aina suinkaan suju kivuttomasti. Silloin, kun ideat muutoksen toteuttamiseen kehitetään yhdessä, niiden toteuttamiseen myös sitoudutaan paremmin.
Ihmiset toteuttavat muutoksia
Koska ihmiset organisaatiossa toteuttavat muutoksia käytännön tasolla, vaatii muutoksen toteutuminen ihmisten johtamista, sekä inhimillisyyden huomioimista osana muutosta. Inhimillisen näkökulman huomioiminen myötävaikuttaa muutoksen onnistumiseen.
Nykyaikaista kehittämistyötä tehdään yhdessä
Työelämä vaatii jatkuvasti uuden opettelua, joten on löydettävä erilaisia tapoja kehittää osaamista ja tehdä yhteistyötä organisaatioiden sisällä. Yhteiskehittäminen ja työpajatyöskentely ovat osa nykyaikaista työelämän kehittämistyötä. Se vaatii aikaa, avointa suhtautumista ja uskallusta jakaa valtaa organisaation sisällä. Henkilöstön osallistaminen muutos- ja kehittämistyöhön vie aikaa tuottavan työn tekemiseltä, mutta toisaalta sen on katsottu tuottavan motivoituneita ja työhönsä sitoutuneita työntekijöitä.
Työn merkityksellisyys on noussut yhä tärkeämmäksi arvoksi ja osallistamisen avulla on mahdollista luoda merkityksellisyyden kokemuksia.
Jatkuva oppiminen, luovuus, yhteistyön tekeminen ja ongelmanratkaisutaidot, auttavat pärjäämään tulevaisuuden työelämässä ja nämä osa-alueet organisaatioiden on huomioitava, jotta tulevaisuuden työelämän muutostarpeisiin voidaan vastata ennakoivasti.
Teksti on osin mukaeltu joulukuussa 2022 julkaistusta opinnäytetyöstäni ”osallistava työpaja muutosjohtamisen apuna”.
Pienilläkin muutoksilla saadaan aikaan hyviä tuloksia, kun keskitytään oikeisiin asioihin.